Centralino VoIP: le sette domande da fare prima di firmare

Passare al centralino VoIP conviene quasi sempre: costa meno del vecchio impianto, si porta dietro i numeri, e chi lavora fuori sede diventa raggiungibile come se fosse in ufficio. Fin qui sono d’accordo tutti, compresi i venditori.

Le differenze fra un’offerta e l’altra non stanno nel canone. Stanno in sette punti che nei preventivi compaiono di rado, e che si scoprono quando ormai hai firmato.

1. I numeri sono tuoi o del fornitore?

La domanda più importante, e la più facile da dimenticare. Il tuo numero storico è un bene aziendale: sta sui furgoni, sui biglietti, nelle rubriche dei clienti da vent’anni. Chiedi per iscritto quanto tempo serve per portarlo altrove e quanto costa. Se la risposta è vaga, quella vaghezza è il prodotto.

2. Quante chiamate contemporanee regge davvero

Il numero di interni non c’entra: quello che conta è quante conversazioni possono essere aperte nello stesso momento. Se in azienda siete in dodici ma le linee simultanee sono due, alla terza chiamata il cliente sente occupato. E succederà sempre nell’ora di punta, mai quando fai la prova.

3. Cosa succede se salta la connessione

Con il VoIP il telefono è internet. Se cade la linea cade il centralino, e cade nel momento peggiore.

Un fornitore serio ha una risposta pronta: deviazione automatica su un cellulare, seconda connessione di scorta, o entrambe. Chi ti dice «tanto non succede mai» non ha mai gestito un guasto di linea in un giorno di consegne.

4. I telefoni sono bloccati?

Molte offerte includono apparecchi agganciati al fornitore: se cambi, restano fermacarte. Chiedi se sono liberi. Costano poco più e ti tolgono un vincolo.

5. Chi configura, e quante volte

Un centralino si configura una volta e si riconfigura decine: un interno nuovo, un orario che cambia, il messaggio delle ferie. Chiedi se queste modifiche sono incluse o si pagano a intervento, e se puoi farle da solo da un pannello. È qui che i costi crescono in silenzio.

6. Dove finiscono le registrazioni

Se registri le chiamate — e in certi settori serve — quelle registrazioni sono dati personali. Vanno conservate in Europa, per un tempo deciso, con accesso limitato. E i dipendenti vanno informati prima, non dopo.

7. Quanto dura il contratto

Ventiquattro o trentasei mesi sono normali se l’installazione è inclusa. Quello che non è normale è il rinnovo automatico con disdetta a sei mesi. Guarda quella riga.

Come lo affrontiamo noi

Prima di proporre qualsiasi cosa contiamo le linee che usate davvero e in quali ore. Da quel dato esce il dimensionamento vero, che quasi sempre è diverso da quello che avreste comprato. È meno spettacolare di una demo, ma è l’unica parte che poi si sente.

Se hai un preventivo in mano e vuoi che gli diamo un’occhiata con queste sette domande, mandacelo.