Quanto ti costa davvero una stampa: si legge sul contatore

Quando entriamo in un’azienda per capire quanto spende di stampa, la prima cosa che chiediamo non è il contratto. È la lettura dei contatori. E non il totale: i due valori separati, bianco e nero e colore.

Il totale non serve a niente, e nasconde esattamente la voce che pesa.

Perché i due numeri vanno tenuti distinti

Una pagina in bianco e nero costa fra uno e due centesimi. La stessa pagina a colori ne costa fra sei e dieci: da quattro a otto volte tanto. Due aziende con lo stesso totale di copie possono avere bollette che differiscono del triplo, solo per come quel totale è distribuito.

Quando qualcuno ti dice «facciamo circa diecimila copie al mese», non ha ancora detto niente di utile.

Come si leggono

Su quasi tutte le multifunzione da ufficio il percorso è simile: dal pannello si entra in un menu chiamato Contatori, Contatore totale o Informazioni macchina. Trovi diverse voci; quelle che servono sono due, spesso indicate come Bianco e nero e Colore sotto la sezione Stampa.

Segnale d’allarme: se vedi solo il totale e nessuna divisione, la macchina probabilmente conta a colori anche quando stampi in nero, e questo si vede in bolletta.

Il conto che puoi fare da solo

1. Leggi i due contatori oggi e scrivi la data.
2. Rileggili dopo un mese, stesso giorno.
3. Sottrai: hai i volumi reali, non quelli che ricordi.
4. Moltiplica ciascuno per il suo costo copia da contratto. Se il contratto un costo copia diviso non ce l’ha, hai già trovato il problema.

Due mesi di letture bastano a smontare quasi tutte le convinzioni su quanto si stampa in azienda. Nella nostra esperienza il colore è quasi sempre più alto del previsto, perché molte cose escono a colori senza che nessuno l’abbia deciso: intestazioni, loghi nelle firme, tabelle con le righe alternate.

Le tre cose che abbassano la spesa senza togliere niente

• Bianco e nero come impostazione predefinita. Chi ha bisogno del colore lo sceglie; gli altri smettono di pagarlo per sbaglio. Da sola, spesso taglia un quarto della bolletta.
• Fronte-retro predefinito. Metà della carta, e nessuno se ne accorge.
• Una macchina giusta al posto di due sbagliate. Due stampantine da scrivania costano più di una multifunzione condivisa, e si guastano di più.

Se vuoi il conto sui tuoi numeri

Serve solo la lettura dei contatori, divisa nei due valori. Con quella facciamo il calcolo del costo reale e lo confrontiamo con quello che paghi adesso: a volte si scopre che il contratto va bene ed è l’uso a essere sbagliato. Scrivici e te lo mettiamo nero su bianco.