Noleggio o acquisto della multifunzione: come si fa il conto giusto

La domanda arriva sempre nello stesso modo: conviene comprarla o noleggiarla? E la risposta comincia quasi sempre con un chiarimento, perché la maggior parte dei confronti che vedo é costruita male. Si mette da una parte il prezzo di acquisto e dall’altra il canone mensile, si moltiplica per gli anni, e vince chi fa il numero piú basso. Solo che quel numero non contiene quasi niente di quello che spenderai davvero.

Le voci che nessuno mette nel conto

Una multifunzione da ufficio costa poco a comprarsi e molto a mantenersi. Il grosso della spesa, lungo cinque anni, non é la macchina: sono i consumabili, l’assistenza e il tempo perso.

• Il toner. É la voce piú sottovalutata. Su una macchina a colori di fascia ufficio il costo copia originale sta fra 1 e 2 centesimi per il bianco e nero e fra 6 e 10 per il colore. Cambiare fornitore di toner per risparmiare due euro é il modo piú rapido per prendersi guasti al gruppo di stampa.
• I ricambi che si consumano. Tamburi, gruppi fusori, rulli. Non sono guasti, sono manutenzione programmata. Su una macchina di proprietá arrivano tutti insieme intorno al terzo anno, e sono conti a tre cifre.
• Il fermo macchina. Quanto vale mezza giornata in cui non si emettono documenti di trasporto? Per molte aziende vale piú del canone annuale.

Quando conviene comprare

L’acquisto ha senso in condizioni precise, e sono meno frequenti di quanto si creda: volumi bassi e prevedibili, una sola macchina, nessuna esigenza di continuitá, e qualcuno in azienda che si occupa volentieri di ordinare i consumabili e chiamare quando si rompe. Se stampi duecento pagine al mese e ti basta il bianco e nero, comprare é ragionevole.

Quando conviene noleggiare

Il noleggio non é un finanziamento mascherato: é l’acquisto di un servizio. Quello che stai comprando non é la macchina, é il fatto che stampi funzionino sempre. Ha senso quando i volumi sono seri o irregolari, quando ti servono piú macchine coerenti fra loro, e soprattutto quando non vuoi pensarci.

La differenza vera fra le due formule non é finanziaria, é di responsabilitá: con l’acquisto il problema di far funzionare la macchina resta tuo, con il noleggio diventa di chi te l’ha data.

Come confrontare due preventivi senza sbagliare

Se stai valutando delle offerte, chiedi a tutti la stessa cosa e mettila per iscritto:

1. Il costo copia separato, bianco e nero e colore, non un totale unico. Un canone basso con un costo copia alto é un canone alto travestito.
2. Cosa succede se sfori le copie incluse e cosa se ne stampi meno: le eccedenze si pagano quasi sempre, le copie non usate quasi mai si recuperano.
3. I tempi di intervento, scritti. «Assistenza inclusa» non vuol dire niente se nessuno si impegna a dirti entro quando.
4. Chi paga i ricambi di usura: tamburi e fusori, non solo il toner.
5. Cosa succede alla fine: riscatto, restituzione, sostituzione.

Con queste cinque risposte in mano, due preventivi diventano finalmente confrontabili. Spesso il vincitore cambia rispetto alla prima impressione.

La verifica che facciamo noi

Prima di proporre qualsiasi cosa guardiamo i contatori delle macchine che giá hai, divisi fra bianco e nero e colore. Non il totale: i due valori separati, perché é lí che si vede la spesa reale. Da quel dato in poi il discorso smette di essere commerciale e diventa aritmetica, ed é molto piú facile decidere.

Se vuoi fare il conto sui tuoi numeri veri, scrivici: serve solo la lettura dei contatori.